Leistung

Hinweisgeberschutz as a Service

Was ist Whistleblowing?

Whistleblowing bedeutet „etwas aufdecken“ und meint die Offenlegung von Missständen innerhalb eines Unternehmens. Dies kann durch sogenannte Hinweisgebende (Whistleblower) entweder intern oder extern erfolgen. Whistleblower sind im Regelfall Mitarbeitende, Lieferanten oder Kund*innen, die entsprechende Missstände aufgrund eigener Erfahrungen oder im öffentlichen Interesse sichtbar machen wollen.
Hinweisgeberschutzsysteme (auch „Whistleblower-Systeme“) zählen dabei zu den effektivsten Mechanismen für die Prävention und Aufklärung von Korruption und Missständen wie Betrug, Diebstahl, Korruption, Mobbing oder Unterschlagung und dienen somit nicht nur dem Interesse der Hinweisgeber, sondern auch dem der Unternehmen.

Aus diesem Grund wurde die Einrichtung einer internen Meldestelle für Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigen mit Einführung des Gesetzes für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG) verpflichtend. Neben der Pflicht zur Einrichtung einer Meldestelle, stellt das HinSchG strenge Anforderungen an das Verfahren zur Bearbeitung von eingehenden Meldungen. Ziel des Gesetzes ist hierbei insbesondere der Schutz der hinweisgebenden Personen. Dieser soll unter anderem durch ein Verbot von Repressalien sowie durch Geheimhaltungspflichten hinsichtlich der Identitäten der involvierten Personen gewährleistet werden.

Leistungen zu Whistleblowing as a Service

Wir bieten eine maßgeschneiderte und bedarfsgerechte Lösung.
Whistleblower Protection

Erstellung und Implementierung von Whistleblower Protection Maßnahmen (inkl. technischer Maßnahmen mit unseren Kooperationspartnern) zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten zum Schutz hinweisgebender Personen aus dem HinSchG.

Hinweisgeberschutzsystem

Implementierung eines Hinweisgeberschutzsystems, welches spezifisch auf die Anforderungen Ihres Unternehmens ausgerichtet wird. Durch technische Maßnahmen wird sichergestellt, dass die gesetzlichen fristgebundenen Informationspflichten sowie das Vertraulichkeitsgebot eingehalten werden.

On-Demand Consulting und Fallbearbeitung

Monatliches individuelles Kontingent für die kontinuierliche Beratung und zur Fallbearbeitung.

Weiterbildung

Schulung und Workshops gezielt für verschiedene Abteilungen und Organisationsebenen im Unternehmen.

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Unser Business Operations Team freut sich, Ihnen zu helfen.

0951 / 974 333 – 20
hello@pia-compliance.de
Christian Feldmann

Christian Feldmann
Legal & Compliance
Counsel, LL.B

Vanessa Müller

Vanessa Müller
Business Operations
& Development

Mehrwert des PIA Hinweisgeberschutzsystems

  • Höchster Schutz der Hinweisgebenden durch sicheren, externen Meldekanal
  • Individuelle Anpassbarkeit und persönliche Kundenbetreuung
  • Steigerung von Vertrauen und Transparenz
  • Ethische Unternehmensführung
  • Prävention schwerwiegender Schäden
  • Gesetzeskonformität und Risikominderung
  • Auslagerung der Fallbearbeitung an valvisio als externer und transparenter Ansprechpartner

Wie setzt sich die Hinweisgeberschutz as a Service Leistung von PIA zusammen?

Unser Hinweisgeberschutzsystem ist ein Rundum-Paket.

Wir stellen die technische Plattform sowie unser inter- und multidisziplinäres Wissen und unsere Dienstleistungen im Umgang mit vertraulichen Informationen zur Verfügung. Gemeinsam mit Ihnen richten wir die Plattform ein und passen Sie entsprechend Ihres Corporate Designs an Ihr Unternehmen an. In diesem Zuge führen die Expert*innen von PIA je nach Beratungspaket regelmäßige Überprüfungen (Audits) durch, evaluieren die getroffenen Maßnahmen und präsentieren Ihnen maßgeschneiderte Lösungsansätze.

Darüber hinaus agieren wir als Ihre externe Meldestelle. Unsere Jurist:innen sind Ihre persönlichen Ansprechpartner.

Um Ihr Unternehmen optimal auf die Nutzung des Hinweisgeberschutzsystems vorzubereiten, unterstützen wir Sie ebenfalls bei:

  • Erstellung und Implementierung eines unternehmensinternen Verhaltenscodex (Whistleblowing-Richtlinie sowie Corporate Compliance Guideline)
  • Belehrungs- und Unterrichtungspflichten gegenüber dem Hinweisgebenden
  • Datenschutzkonformer Umgang mit personenbezogenen Daten
  • Einhaltung der Geheimhaltungspflichten durch Implementierung angemessener Schutzmaßnahmen
  • Weitere strategische Change Management Maßnahmen

Gründe für das digitale Hinweisgeberschutzsystem von PIA

360° Perspektive

Mit unserem 360° Beratungsmodell betrachten wir nicht nur ein Thema, sondern analysieren Ihre gesamtes Unternehmen, stets unter Beachtung unseres Compliance Management und Corporate Governance-Frameworks.

Consulting Expertise

Als Management- und Technologieberatungsgesellschaft mit den Schwerpunkten Compliance, Governance & Risk gehen wir besonders sensibel mit personenbezogenen und vertraulichen Daten um. Dies ist vor allem für den Schutz der Anonymität des Hinweisgebenden von Relevanz.

ISO27001 zertifizierte Software

Die von uns eingesetzte technische Plattform ist nach ISO27001 zertifiziert und läuft als externes Hinweisgeberschutzsystem getrennt und autark von Ihrem, aber auch unseren Systemen.

Inhouse Jurist:innen

Beauftragen Sie uns von valvisio als Ihren ausgelagerter Compliance Officer, der sich um die Konformität aller Prozesse und Geschäftsabläufe kümmert und Compliance-bezogene Entwicklungen im Blick behält. Unsere eigenen Jurist:innen erreichen Sie persönlich, telefonisch sowie per E-Mail.

Preis- & Leistungsgarantie sowie Transparenz

Sie zahlen selbstverständlich nur das, was Sie und Ihr Unternehmen auch wirklich benötigen und beanspruchen. Unser Tätigkeitsnachweis ist transparent und nachvollziehbar.

Family owned. Proudly independent.

Als inhabergeführte Unternehmensberatung für den Mittelstand kennen wir sowohl KMU, als auch Startups und Großkonzerne. Aufgrund unserer jahrelangen, branchenübergreifenden und internationalen Expertise sind wir breit aufgestellt, aber dennoch nahbar und vertrauensvoll.

FAQ zu Hinweisgeberschutz

Was bedeutet Hinweisgeberschutz?

Hinweisgeberschutz bedeutet, dass die Person (Hinweisgebende*r), welche Fehlverhalten oder Missstände innerhalb eines Unternehmens/Organisation/Stadt meldet, für ihre Aufrichtigkeit nicht durch Vergeltungsmaßnahmen bestraft wird. So wurden Hinweisgebende in der Vergangenheit häufig durch mangelhaften Rechtsschutz von ihrer Arbeitsstelle sanktioniert, obwohl ihre Befunde stichhaltig waren. Der Hinweisgeberschutz setzt sich dabei zum Ziel, die Hinweisgebenden zur Meldung grober Verstöße zu ermutigen, indem sie sowohl juristisch als auch durch ein anonymes Hinweisgeberschutzsystem geschützt werden. Das Unternehmen profitiert gleichzeitig davon, indem die Klärung intern mit Hilfe des Systems stattfindet und große finanzielle Schäden sowie Rufschädigungen vereitelt werden.

Was ist ein Hinweisgeberschutzsystem?

Ein Hinweisgeberschutzsystem ermöglicht es den Hinweisgebenden vertraulich oder sogar anonym auf bestehende Regelverstöße und Missstände hinzuweisen, ohne negative Konsequenzen oder Vergeltungsmaßnahmen fürchten zu müssen. Ein digitales Hinweisgeberschutzsystem erleichtert zudem die Einhaltung der gesetzlichen Informationspflichten sowie die strukturierte Bearbeitung der eingehenden Meldungen.

Warum ist Hinweisgeberschutz wichtig für Unternehmen?

Die Einrichtung eines Hinweisgeberschutzsystems wurde mit Inkrafttreten des HinSchG für Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten verpflichtend. Auch abseits der gesetzlichen Verpflichtung zur Bereitstellung der erforderlichen Meldekanäle können Unternehmen von einem effizienten Hinweisgebersystem profitieren. Durch den vertraulichen Umgang mit eingehenden Meldungen und die sorgfältige Aufarbeitung der gemeldeten Verstöße kann das Vertrauen der Beschäftigten gestärkt werden und das Hinweisgebersystem als Frühwarnsystem dienen, um Compliance Verstöße zu vermeiden.

Wer sind Hinweisgebende?

Nach dem persönlichen Anwendungsbereich des HinSchG können mindestens die eigenen Beschäftigten sowie Leiharbeitnehmer:innen Hinweisgebende sein. Darüber hinaus kann es zur Optimierung der Geschäftsprozesse sinnvoll sein, das Hinweisgebersystem für alle Personen zu öffnen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangen (z.B. Freiberufler, Dienstleister, Lieferanten). Darüber hinaus können auch die Anforderungen an eine Meldestelle aus dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) erfüllt werden, indem die Meldestelle für an der Lieferkette beteiligte Personen geöffnet wird.

Welche Hinweise können gemeldet werden?

Nach dem sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG können insbesondere straf- oder bußgeldbewehrte Verstöße gemeldet werden. Abseits des gesetzlich definierten Anwendungsbereichs kann das Meldesystem jedoch auch für darüber hinausgehende Meldeinhalte geöffnet werden. So kann es beispielsweise sinnvoll sein, Verstöße gegen unternehmensinterne Richtlinien und Verhaltenskodizes zu ermöglichen, um einen Prüfmechanismus für das eigene Compliance Management zu schaffen. Über die Aufnahme von Menschenrechts- und Umweltverstößen und die Öffnung des Meldesystems für an der Lieferkette beteiligte Personen lassen sich zudem die Pflichten aus dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) adressieren.